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英語転職ノウハウ

転職が決まってから準備するもの

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転職が決まって晴れて入社が決まると、今度はいろいろな書類の準備が必要になります。

入社に必要な書類は日系企業でも外資系企業でも日本にある場合はほとんど同じです。今回は、国内での転職時に自分で用意しなければならない書類(会社から受け取って記入するものを除く)をご紹介しますので、参考になさってください。当然新しい会社からも案内はあるはずですが、先回りして準備しておくと後でドタバタせずに済むかもしれません。

転職前に準備すべきものについてはこちらの記事をご覧ください。

転職活動を始める前に準備すべきもの

 

住民票

バイトでは不要な場合もありますが、ちゃんとした会社に就職・転職する場合は住民票が必要になります。これはあなたの住所・氏名・生年月日などがきちんと存在するものかどうかを確かめるためにも必要なもので、いわば身分証明として使用されます。

役所で「住民票の写し」を取得し、その原本を会社に提出しましょう。「住民票の写し」というと住民票を取ってそのコピーを提出すればいいと勘違いする人もいますが、住民票の写しというのは住民票の原本ではないものという意味であり、写しの原本を提出する必要があるので、自分で取ったコピーは無効になります。

 

住民税書類

前の会社で住民税を天引きしてもらっていた場合、退職時にその証明を発行してもらい、転職先の会社に提出して引き続き住民税を天引きしてもらう手続きをする必要があります。

前の会社を退職する時にきちんと出してもらうようにしましょう。

 

年金手帳

20歳以上の人には国民年金手帳が発行されているはずなので、それを新しい会社に提出しましょう。手帳は基礎年金番号が記載されたものである必要があり、紛失した場合は再発行手続きをすることができます。

 

雇用保険被保険者証

これは以前別の会社で働いていた場合、その会社から必ず発行してもらえるものです。普通はこちらから何も言わなくても住民税の書類などその他に必要な書類と一緒に発行してもらえますが、もし中小企業などで退職手続きに慣れていない人事の場合、自分でも必要な書類は把握しておくと安心です。

 

卒業証明書

日本企業の海外事業部の場合、新卒でなくても最終学歴の卒業証明書の提出を求められる場合があります。

大学が遠方の場合、発行から到着まで時間がかかる場合もあるので、後で焦らないよう事前に準備しておくようにしましょう。

海外の大学を卒業したという人は、Diploma(卒業証書)とTranscript(成績証明書)を出身校で発行してもらえるはずなので、それを転職先の企業に送ればOKです。いわゆる日本の大学で発行する「卒業証明書」はあまり一般的ではないようです。

 

資格証明書

履歴書に語学などの資格を記入した場合、入社時にその証明書を送る必要があります。TOEIC、英検、自動車免許などの資格証明書のコピーを取っていつでも送れるようにしておきましょう。

資格によってはコピー不可というものもありますが、会社にオリジナルを提出してしまうと返してもらえないこともあるので、コピーでも問題ないと思います。私はこれまでコピーしか提出したことはありませんが、特に何も言われたことはありません。心配だったら採用が決まった時人事に問い合わせるといいでしょう。

 

身元保証書にサインしてくれる人

意外と落とし穴なのがこの身元保証人です。きちんとした会社の場合、万が一あなたが失踪したり問題を起こしてしまった時のためにあなたの身元を保証してくれる人のサインが必要になります。

保証人になれる人の条件は会社によって違いますが、多くの場合は1)社会人であること、2)別居または同居している家族・親族であることなどが条件になっています。

会社によってはこの条件が厳しく、これのせいで入社できないので業務委託として入社したという人を私の周りでも見たことがあります。例えば、「別居・かつ就業中の3親等以内の親族2人以上の署名が必要」のような条件であった場合、両親がどちらも一人っ子かつ定年済みで自分自身も一人っ子という人は会社に入れないことになるので、ちゃんと家族がいたとしてもハードルになってしまうことがあるようです。

 

銀行口座

昔は給料が手渡しだという会社もあったようですが、給与を振り込んでもらうにはほとんどの場合銀行口座が必須です。

これまで会社で働いていた人は銀行口座は持っていると思いますが、新しい会社でその銀行が使用可能とは限りませんので、採用先の指定銀行が分かったらすぐに口座を開設しましょう。

 

前職分の源泉徴収票

転職することが決まったら、その年のそれまでの給与所得の源泉徴収票を提出する必要があります。例えば、前の会社を9月に辞めて10月に転職が決まった場合、その年の1月から9月までの給与所得分の源泉徴収票を提出することになります。

転職する年に給与所得がなかった場合提出の必要はありませんが、もし面接の時最近まで仕事をしていたと言ってしまった場合嘘がバレるので、最初から嘘はつかないようにしましょうね。

源泉徴収票は前の会社で発行してもらえます。もし退職前に発行してもらえなかった場合、退職後1ヶ月以内に発行することは雇用主の義務なので、後で送られてくることになります。退職前にきちんと会社と認識合わせをしておきましょう。

 

健康診断書

会社によっては、入社前に健康診断を受けるか、前の会社で受けた健康診断書を出すよう求められることがあります。

もししばらくブランクがあったなどの理由で健康診断を受けていない場合、採用確定後の早いうちに必要かどうかを人事に確認するのがいいでしょう。

 

子供の在学証明書・非課税証明書

扶養している子供がいる場合、その在学証明書や非課税証明書が必要な場合があります。在学証明書はお子さんの在学している学校で、非課税証明書は市区町村の役所で発行してもらうことができるので、必要な人は事前に忘れず準備しましょう。

 

海外の企業に転職する場合は・・・

もし運良く海外の会社に転職できることになった場合、日本国内の企業に転職するのとはまた別の書類が必要になると思います。

まず必ず必要なのは就労ビザ。海外の会社(日本企業の海外法人含む)に採用が決まった場合、渡航先のビザが必要になります。これは採用先企業の移民弁護士などとやり取りした上で書類を準備し、渡航先やビザの種類に応じて領事館で面接を受けたりする必要がありますので、採用先企業としっかり連携した上で確実に準備しましょう。

この他にも、国際免許証やパスポートの取得などなど様々な書類が必要になります。

 

いかがでしょうか?今回は転職が決まった後の手続き上必要なものをご紹介しました。そもそも転職が初めてで何をしたらいいか分からない、グローバル企業の転職のコツが知りたい!という方は以下の記事も参考になさってください。

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