英語ジョブ.com

英語を独学でマスターして世界を飛び回る仕事を手に入れた管理人がグローバルな仕事の見つけ方を教えます ※当サイトではアフィリエイト、アドセンス広告を使用しています。

英語豆知識

ビジネスメールで使える英語の表現。文章だけはネイティブ目指そう!

投稿日:2018年11月12日 更新日:

英語でビジネスメールを書くのは難しいイメージもあるかもしれませんが、実は仕事で使う表現は決まり文句がとても多いです。

中身の英語は自分自身で書けるようになる必要がありますが、決まり文句を丸暗記するだけでも通じやすさはぐっと上がるものですよ。

あなたの英語が通じやすくなれば、相手との信頼関係もおのずとできるもの。

今回は英語のビジネスメールでよく使われる表現をご紹介しますので、是非ライティングだけはネイティブを目指して頑張ってください。

 

書き始めの表現

メールの書き始めは、簡単なようですが相手との関係性によって言い方は様々です。以下のようなものが一般的です。

Dear Sir or Madam 知らない相手に対して問い合わせや履歴書などを送る時の表現。最上級に丁寧。
To whom it may concern 知らない相手に対して問い合わせなどを送る時の表現。Dear Sir or Madamほどは堅苦しくない言い方。ご担当者様という意味。
Dear Mr./Ms. Smith 知っている相手に対してメールを書き始める時のフォーマルな言い方。Dear + 敬称+名字で書く場合の表現(Mr. /Ms. を使う場合ファーストネームは厳禁)。
Dear John ある程度知っている相手に対して使う多少フォーマルな表現。Dear + ファーストネーム呼び捨てが鉄則。ここでMr. / Ms. は絶対に使わないこと(日本人がやりがち)。
Hi John 親しい間柄やくだけた社風の会社で使う書き始め。IT企業などではCEOのような位の高い人に対してもこの言い方をすることが多い。

注意)

普段ファーストネームで呼ばれている外国人に対してそのまま「Mr. +ファーストネーム」と書いてしまうのは非常におかしいので絶対しないこと!!(例:Mr. John など)

これは、日本語の場合「XXX株式会社 ひろし様」と書くようなものです。

正しい例と間違っている例は以下の通りです。

(正)

Dear Mr. Smith(名字に敬称)

Dear Ms. Sanders(名字に敬称)

Dear John(下の名前で呼び捨て)

Dear Olivia(下の名前で呼び捨て)

 

(誤)

Dear Mr. John(下の名前に敬称)

Dear Ms. Olivia(下の名前に敬称)

Dear Smith(名字で呼び捨て)

Dear Sanders(名字で呼び捨て)

 

最初の挨拶

いわゆる時候の挨拶のようなものでは英語ではあまり使わなく、ビジネスメールではいきなり要件を話すことが一般的です。

強いて挨拶をするとすれば、以下のような言い方をします。

I hope this email finds you well お元気ですか?(直訳するとこのメールが元気なあなたを見つけることを祈ります)
I hope you are doing great これも同じく「お元気ですか?」の意味

いずれも、久しぶりに連絡する人にはよく使います。

 

お礼を言う

Thank you for… 一番一般的な表現。 Thank you for your email のように for の後にお礼の対象を付けて使います。
I appreciate… Thank youばかり続いた時にはこの表現もあり。I appreciate your kindness(ご親切感謝いたします)のような使い方をします。

ファイルなどを送る

Please find attached… 「添付の請求書をご覧ください」の固定文。この後に添付するものの名前がくる。
Please see the file attached to this mail 同じく、添付ファイルをご覧くださいという意味。
I’m sending the file 「ファイルを送ります」という意味。この後に装飾句を付けるとより意味が通じやすくなります。例)I’m sending the file I mentioned yesterday(昨日お話ししたファイルを送ります)
I’ve attached the file 「ファイルを添付しました」という意味。これも同じくこの後に装飾句を付けるとより情報が多くなっていいです。

お詫びをする

I am sorry for 一番スタンダードな言い方ですね。Forの後にお詫びの対象が来ます。例)I am sorry for the delay.(遅れてすみません)I’mでも I am でもいいですが、I am の方がより丁寧です。お詫びの対象を文章のように長くしたい場合、I am sorry that と関係文にします。例)I am sorry that I didn’t send the file within yesterday.(昨日のうちにファイルを送らなくて申し訳ありません)
Apologies for これも上と同じ意味です。Forの後に対象を付けることができます。他にも My apologies.(すみません)という言い方もあります。
I apologize for これも同じ意味です。Deeply といった装飾句を付けるとより意味に変化を持たせることができます。例)I deeply apologize for the trouble caused. (問題が起こったことを深くお詫びいたします)

時期・時間を表す

as soon as possible
なるべく早くという意味。最近日本でもこれの頭文字のASAPという言い方が浸透してきましたが、ビジネスで略語を使うと失礼にあたることもあります。(私の周りのネイティブは略さないので私も使わないようにしています)
by tomorrow
明日までにという意味。By + 時期だと期限を表します。例)I will send the file by tomorrow(明日までにファイルを送ります)
until tomorrow
明日までという意味。By tomorrow と似ていますが、by は期限、 until + 時期だとその時まである状態が継続するという意味なので全然意味が変わります。例)I will be busy until tomorrow(明日まで忙しい)
at your earliest convenience
可能な限り一番早くという意味。人に最短で何かを頼みたい時などに、as soon as possible よりも更に丁寧な言い方です。
going forward
今後はという意味。例)Going forward, please send the file prior to the conference call(今後は電話会議の前にファイルを送ってください)
onwards
いついつ以降という意味。例)From tomorrow onwards(明日以降)

時期をずらす

move up
予定を繰り上げるという意味。例)Could we move up the schedule?(スケジュールを前倒しできますか?)
move
これも上と同じで予定をずらすという意味。
put off
延期するという意味。例)Why don’t we put off our dinner until next week?(夕食の約束を来週に延期しませんか?)Until + 時期ではな by + 期間にすると、~日(~時間)延期するという意味になります。例)Why don’t we put off our dinner by a week?(夕食の約束を一週間延期しませんか?)
reschedule
再スケジュールするという意味で、最近はカタカナでそのまま「リスケジュール」や「リスケ」と言いますね。例)I rescheduled the meeting for tomorrow(ミーティングを明日にリスケした)
delay 遅れる、遅らせるという意味。例)We need to delay the delivery date by three days(納品日を3日遅らせる必要がある)

ミーティングの約束をする

have a meeting
ミーティングをするという意味。例)Let’s have a meeting tomorrow.(明日ミーティングをしましょう)
hold a conference call
電話会議を開催する。Have a… でも可。例)The three-company conference call will be held next Thursday(3社の電話会議は来週木曜日に開催される)
will you be available…
・・・(時期)はお時間ありますか?例)Will you be available on Wednesday for a meeting?(水曜日にミーティングをするお時間はありますか?)
something came up
ちょっとあることが起こった、急用が入ったという意味。予定を断るときなどに使います。例)I’m sorry but something just came up and I won’t be able to attend the meeting tomorrow.(すみませんが、ちょっと急用が入ってしまって明日のミーティングに出られなくなってしまいました)

お願いする

Could you…?
・・・していただけますか?の一番一般的な言い方。Would you…だとより丁寧になります。例)Could you sjare the meeting minutes?(ミーティングの議事録を共有していただけますか?)
Could you possibly…?
もし可能でしたら・・・していただけますでしょうか?というより丁寧なお願いのしかた。Would you…でも可。
Would you be able to…?
・・・をしていただくことは可能でしょうか?という丁寧な言い方。やってもらえるか分からないけどお願いしたい時などに使います。この would を could に変えることはできません。
Could you kindly…?
これも同じく・・・していただけますか?の丁寧な言い方。Would you…でも可。
Would you be so kind to…?
これも物事をお願いする時のかなり控えめで丁寧な言い方。Could にすることはできません。
I was wondering if you could…
これは学校でも習ったお願いのしかたですね。例)I was wondering if you could send me the file(ファイルを送っていただけないでしょうか?)現在形でもいいです。

丁寧に断る

Unfortunately
残念ですが・・・という意味。この後に断る内容を続けます。例)Unfortunately I will be tied up in a meeting this afternoon.(残念ながら午後はずっとミーティングで手が離せません)
I’m sorry but…
すみませんが・・・という意味の一番一般的な言い方。例)I’m sorry but Mr. Smith will not be in the office today.(申し訳ありませんが、スミスさんは本日オフィスにはおりません)なお、欧米では、普段敬称を付けている社内の人を外部の人には呼び捨てで呼子という文化はありません。
I’m afraid…
これも I’m sorry but と同じ使い方。

メールにCcする

I copied XXX on this mail
「XXXさんをCcした」という意味です。
I CC’d XXX on this mail
これも上と同じ意味です。
Please keep me in the loop.
私をメールでCcに入れておいて下さいという意味。

返事をもらう、出す

Please get back to me
お返事くださいという意味。これに as soon as possible を付けると「なるべく早くお返事ください」になります。
I will get back to you
お返事しますという意味
I hope you will come back with a good answer.
いいお返事お待ちしていますという意味

「よろしくお願いします」

日本語では最後によく「よろしくお願いします」と書きますが、英語ではそれに当たる表現はありません。「よろしく」の代わりに「ありがとう」を使う傾向にあります。

これまでの話題や文脈に応じてそれに近い言い回しを使うことになるので、状況に応じて使い分けるといいでしょう。

Thank you for your understanding
「ご理解ありがとうございます」という意味です(相手がまだ何もする前からお礼を言うことはよくあります)。これまでに何か理解を求めるような説明をした場合、最後に「(ご理解)よろしくお願いします」という意味で使えます。
I (We) look forward to your reply
 「お返事お待ちしています」という意味ですが、これも「(本案件について)よろしくお願いします」という意味で使えるでしょう。

結びの句

英語のビジネスメールでは、メール本文の後に結びの句と自分の名前を書いて締めることが多いです。Kind regards, Oliviaのような使い方をします(名前のところで改行)。

結びの句は以下の表現が一般的です。

Kind regards よろしくお願いしますのような意味合いの結びの句。広く使うことができる丁寧な結びです。
Best regards これも丁寧な結びの句。私は初めてやり取りする偉い人やあまり接したことがない人に使います。
Warm regards これはより親愛の情を込めた結びの句です。ビジネスでもプライベートでも使えます。
Regards これもビジネスでも使えますがややくだけた結びの句。私は普段いつも仕事をしている相手にはこれを使います。
Thank you これも「よろしくお願いします」のような意味合いで使うことができる結びの句です。
Sincerely yours 丁寧な結びの句。
Take care 「気を付けてください」という意味ですが、結びの句でよく使います。ビジネスというよりは友達とのメール向けです。

以上、まだまだ固定的な表現はたくさんありますが、一番代表的な例をいくつか挙げました。

メールだけでもネイティブ並みにきちんと書けるようになりたい場合、英文添削サービスを使ってみるのが非常におすすめです。日本人は文法に強いと言いますが、時制や能動態・受動態などの基本的な文法を間違えることはしょっちゅうで、実は正しい英語が書ける人はあまりいません。

そんな人がメールは完璧に書けるようになるためには、やはりネイティブの力を借りてしっかりと添削してもらうのがおすすめです。私の同僚が実際使ってみて良かったというのが、IDIYという英文添削サービスです。

オンラインで添削を依頼すれば早ければ数十分で添削が帰ってきますし、1回166円からという破格の安さなので、てっとり早くメールを添削してもらいたい時には最強の味方です。

更に、IDIYの添削者は日本人と英語ネイティブから選ぶことができて、日本人であれば日本人目線でアドバイスをしてくれるためとても役に立ちます。ネイティブは英語だけでコメントしてくれるので、上級者にはこちらの方がおすすめです。

正しい英語に添削してもらえば上達も早まるのでおすすめです!

>>英文添削サービスIDIYのサイトを見てみる

是非活用してメールだけならネイティブに見えるような文章が書けるようになってください。

-英語豆知識

関連記事

no image

自分の英語を録音して発音強化しよう

自分の英語を録音してみたことありますか?自分の声、しかも母国語ではない言葉を話すところを録音するのはかなり恥ずかしいので滅多にしないと思いますが、録音してみると自分の発音のクセがとてもよくわかります。 …

no image

私が独学でTOEIC970点取った方法とかかった時間

私は英語を独学でマスターし、TOEIC970点を取りました。今では毎日ネイティブと対等に英語を話す仕事をしていますが、留学も海外経験もなしでどうしてそんなことができたのか?その方法を全てご説明します。

no image

接頭辞や接尾辞が分かると知らない単語でも意味が分かる!〜①接頭辞編〜

接頭辞とは? 接頭辞とはあまり聞いたことがないという人もいるかも知れませんが、単語の最初に付いてその言葉に付加的な意味をもたらすものです。日本語で言うと「抗」とか「前」のようなものがそれに該当します。 …

英語のレベル別つまずきポイントと解決法(TOEIC700点以上 )

日本人の英語には、レベルごとに共通の悩みや苦手ポイントがある傾向にあります。 レベル別の悩みポイントとその改善方法、おすすめの勉強や次のレベルまでにかかる学習時間を一挙に公開しますので、是非今後の学習 …

no image

TOEICで時間配分を制するものはスコアを制す?!

TOEICは大きく分けてリスニング(L)とリーディング(R)のセクションに分かれていて、リーディングのセクションは最後まで設問ごとの決まった時間などは一切ないので、自分で時間配分を管理する必要がありま …



英語ジョブ.comを運営しているエンドゥー左紗(ささ)と申します。仕事でもプライベートでも世界を飛び回っているキャリアウーマンです(自分で言っちゃう?!)。元々英語が苦手でしたが、独学で猛烈に勉強した結果TOEIC970点を取るまでに上達し、今ではネイティブとも対等にビジネスをしています。

当サイトでは、そんな私が英語を勉強する方法や世界を飛び回る仕事に就くためのコツを惜しみなくお伝えいたします。

より詳細なプロフィールはこちらをご覧ください。

なお、上の写真は海外出張中に現地の提携会社の仲間達と撮影した写真です。赤い服が私です。