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英語転職ノウハウ

TOEIC500点でも外資系で働く方法!メール業務は中学生英語で十分

投稿日:2018年9月27日 更新日:

外資系で働いてみたい!!でも英語は苦手・・・。という方も多いのではないでしょうか?でも、メール業務くらいなら平均的な日本人の英語力でもできなくないって知ってましたか?

もちろん、TOEIC500点でネイティブ相手にバリバリ英語で議論するのは無理でしょう。でも、文章ならば工夫次第で中学生程度の語彙力でも十分日々の業務をこなすことが可能です。今回は限られた英語でもメールで確実に意志疎通する方法をお教えします。

5W1Hで箇条書きにすれば簡単

日本人は、悪いクセとして一つの文章で全てを書いてしまおうとする傾向があります。英語が苦手なのに関係詞や難しい単語を使おうとして、結局意味が分からない英語になってしまうんですね。

難しい英語が書けない場合、無理せず中学生英語で完結な箇条書きにしませんか?箇条書きで、いつ、どこ、何、誰、どのようにをシンプルに並べるのです。その方がよほどスマートで見た目にもかっこいいです(と私は思います)。

それでは、実際の仕事の場面を想定して英語を作ってみましょう。

例文)発注トラブルのメール

ここでは、あなたが提携会社に対して発注した商品が届いたものの、届いたものが注文と違っていたという状況を想定してメールを書いてみます。

英語が苦手な人を想定しているので、わざと必要な冠詞を入れていなかったり誤った文法を使っていますが、例文の後に和訳と正しい英語を書いています。

ストーリーとしては、相手が注文の品を間違って納品したせいで、あなたの顧客への納期が遅れそうだという場面を想定しました。新しく作り直すのが間に合わなければ、すぐに出せる在庫だけでも納品してほしい・・・。ただし、その場合注文を間違えたペナルティとして単価を5%割引にしてほしいという内容を伝えます。

どうでしょうか?これを1つの文章にするとしたら、TOEIC500点では厳しいかもしれません。そこで、要素ごとに箇条書きで書いてみましょう。

書き出し

ここは適当でいいです。

Hi, Josh

We received wrong products today.

和訳:

こんにちは、ジョッシュ。

今日、誤った商品が届きました。

こんな感じにしておきましょうか。「間違った商品が届いたよ!」という文です。最低限しか書いていませんが特に問題はないでしょう。

そもそも何を発注していたのか

元の注文は何だったのかを文章ではなく単語だけで書きます。これでも十分に伝わります。

Original order:
– 100 cables
– 200 sockets

和訳:

元の注文:

  • ケーブル100
  • ソケット200

それに対して受け取ったもの

ここも、注文に対して受け取ったものを単語で書きます。

We received:
– 10 cables
– 200 adapters

和訳:

私たちは(以下を)受け取りました:

  • ケーブル10
  • アダプター200

数も種類も違っているよ、ということです。

問題点

そして、間違ったものを受け取った結果何が問題なのかを書きます。「間違っていました」だけでも問題だったことは通じますが、問題を解決するためには具体的に何が問題で解決策として何をしてほしいかまでを示す必要がります。

Problems:
– Deadline for customer is next Wednesday
– We can’t send products to customer

和訳:

問題:

  • 顧客への締め切りは来週水曜日
  • 顧客に商品を送ることができない

正しい英語:

Problems:

– The deadline for our customer is next Wednesday
– We can’t send the products to our customer

英語が苦手な人が書いた文を想定しているので代名詞や冠詞を使っていませんが、正しくは下の「正しい英語」に書いてある内容の方がより正確です。「顧客への納期が来週水曜」、「顧客に商品を送れない」ことを問題として述べています。

解決策として何を求めるか

商品が間違っていたせいで顧客への納品が間に合わなくなりそうなので、注文を間違った相手に対して何をしてほしいのかを求めます。

Solutions:
– Please send 190 cables and 200 sockets as soon as possible
– If you can’t, please send all products in stock
– Please discount 5% for mistake

和訳:

  • ケーブル190本とソケット200個をなるべく早く送ってください
  • もしできない場合、在庫がある商品を全て送ってください
  • 間違った分5%を割り引きしてください

正しい英語:

Solutions:
– Please send 190 cables and 200 sockets as soon as possible
– If you can’t, please send all products in stock
– Please discount 5% as compensation

本来届くべきだったケーブルあと190本とソケット200個を急いで送ってもらいたいこと、無理なら在庫のある商品を全て送ってほしいことを述べています。最後の間違いのお詫びとして5%割り引きしてほしい件はあえてぎこちない英語にしているので注意してください。正しい英語のところに書いた ”compensation” は「補償」という意味です。

結び

これもまあGoogle検索すれば出てきますが、英語のメールの結びは “Kind regards” や “Best regards” と書くことが多いです。なので、以下のような感じでいいでしょう。

Best regards,

Sascha

Regardsとは、この場合尊敬や敬意という意味で、日本語で言う「敬具」のようなものだと思います。

完成した文章

上記を全部つなげるとこうなります。間違いはあえてそのまま残しています。

Hi, Josh

We received wrong products today.

Original order:
– 100 cables
– 200 sockets

We received:
– 10 cables
– 200 adapters

Problems:
– Deadline for customer is next Wednesday
– We can’t send products to customer

Solutions:
– Please send 190 cables and 200 sockets as soon as possible
– If you can’t, please send all products in stock
– Please discount 5% for mistake

Best regards,

Sascha

どうでしょうか?これならTOEIC500点でも書けるでしょうし、問題点や解決策も書かれているので意味も伝わりやすいです。かっこいい英語なんて書く必要ないんですね。これよりもっと複雑な文章でも、こうして要素別にして書けばだいたいの内容は伝えることができるのではないかと思います。英語力ももちろん大事ですが、一番大事なのは理論的思考と説明能力だと考えています。

相手の返答を理解する自信がなければ、そこも先手を打つ

英語が苦手な人の場合、自分が言いたいことはかろうじて言えたとしても、相手の返信が理解できないこともあります。そんな時は、あらかじめ相手に選択肢を提示して選んでもらいましょう。なるべく全てのケースを想定した選択肢を提示し、それ以外の返答ができないようにするのです。相手がそれでも分からないことを書いてきた場合は、”sorry, I don’t understand” と答えて問題ありません。

先ほどの solutions をアレンジして選択肢にしてみます。

Solutions (please select):
– Please send 190 cables and 200 sockets as soon as possible
– If you can’t, please send all products in stock
– Please send substitutes
– Please discount 5% for mistake
– You explain to customer
– Cancel order (100% refund + penalty)

先ほどの解決策に「代替品を送る」、「あなたが顧客に説明する」、「注文をキャンセル(100%払い戻し+違約金)」という選択肢を追加しました。普通に考えれば相手にとって第三者であるあなたの顧客に説明というのはあり得ないですが、例なので入れています。違約金は発注契約に定めているでしょうから、それにのっとって払ってもらうという最悪のケースです。「選んでください」と書いているので、これで選ばずに言い訳してきたら文句を言っていいでしょう(今私もそういう人を相手にしていて苦労していますw)

なお、これはあなたがクライアントだった場合なのでぶっきらぼうな書き方をしているように見えるかもしれませんが、日本以外の国ではお客様は神様ではないので、あなたが下請側だったとしても同じような書き方をしてまず問題ないと思います。

ビジネスメールの英語を上達させたいなら添削サービスもある

英語のメールも一度限りなら上達の必要はありませんが、何度も書くことになるとやはりきちんとした英語を書けた方がいいですよね。今回ご紹介した方法も多くのケースはカバーできますが、カバーできないケースも当然あると思います。

きれいな英語を書けるようになりたい、もしくは自分が書いた英語を正しい英語に直してもらいたいという場合は、英語の添削サービスがおすすめです。

当サイトでは、英語のプロが添削してくれるIDIY(アイディー)というサービスをおすすめしています。英語の添削サービスは無料もありますが、IDIYは個人の日記からビジネス文書まで幅広く添削してくれるので、ビジネスメールを書くことになったけどちゃんと書ける自信がない・・・!という時の強い味方になります。

※個人用途とビジネス用途では別のサービスとなります。

IDIYは当サイトでもレビューしているので見てみてくださいね。

>>【記事】有料・無料の英文添削サービスを実際使って比較してみた

>>IDIY公式サイト

 

まとめ:かっこつけようとしない!!

というわけで、ものすごく簡単な英語しか使わなくても、たいていのことは文章で伝えることができます。背伸びせず、まずはどう書けば伝わるか考えてみてください。英語が苦手でも、物事を筋道立てて考える力さえあればメールでの業務は十分にできるのです。

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英語ジョブ.comを運営しているエンドゥー左紗(ささ)と申します。仕事でもプライベートでも世界を飛び回っているキャリアウーマンです(自分で言っちゃう?!)。元々英語が苦手でしたが、独学で猛烈に勉強した結果TOEIC970点を取るまでに上達し、今ではネイティブとも対等にビジネスをしています。

当サイトでは、そんな私が英語を勉強する方法や世界を飛び回る仕事に就くためのコツを惜しみなくお伝えいたします。

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なお、上の写真は海外出張中に現地の提携会社の仲間達と撮影した写真です。赤い服が私です。