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海外出張時のモデルスケジュールと食事事情

投稿日:

海外出張をしてみたいけどまだしたことがないという人は、出張中はどんなスケジュールなのか気になっているのではないかと思います。

出張中のスケジュールと言っても行き先や業務の内容によって全く違いますが、私が日頃北米に出張する時のモデルスケジュールをまとめてみました。

あくまで私のケースではありますが、今後出張してみたい方はご参考になさってください。出張中の食事はどうしているのかについてもまとめています。

海外出張時のスケジュール

私は海外出張では北米(アメリカやカナダ)に行くことが多いですが、北米の場合だいたい行きは当日のうちに現地着、帰りは翌日日本着というスケジュールになります。

使う便によって当然出発時刻や到着時刻は異なりますが、行き先や状況別に2種類モデルスケジュールをまとめてみました。これが、私が北米に出張する時の代表的なスケジュールです。

まずは平常時にアメリカ西海岸に行く場合です。

平常時(アメリカ西海岸)

シリコンバレーに行く場合のモデルスケジュールはこんな感じです。全所要時間は4日間、現地での業務は1.5日間です。

この場合、月曜に日本を出発してUS時間の月曜午前(日本時間の火曜日)にシリコンバレーに到着し、その日の午後と翌日(US時間火曜日/日本時間水曜日)にミーティング、現地時間の水曜には現地を出発して日本時間の木曜日に帰国するという内容です。

到着日の現地時間月曜の午後はフライトの後で疲れているのでミーティングをしたくないのですが、繁忙度によってミーティングが入ることが多いです。

上のスケジュールで言う3日目(US時間火曜日)は終日ミーティングですが、仕事の後はたいてい提携会社と会食に行きます。

4日目は現地を出発して日本に帰国しますが、帰国後は会社に行っても夕方になるためそのまま帰宅します(疲れていますし)。中にはそのまま出社する同僚もいますが、私はそういう働き方はしたくないので・・・(笑)。

5日目はもう帰国していますが、何故書いたかというと、特に有給休暇などは取らずに通常通り出社するからです。これが土日に帰着した場合は、月曜は代休を取ることが多いです。

極めて人道的かつマトモなスケジュールですね。

シリコンバレーに出張した時の様子はこちらで記事にしています。

さて、次は平常時ではない場合のバッタバタスケジュールをご紹介します(笑)。

超絶バタバタ時(カナダ東海岸)

これは繁忙期にカナダのトロントに行った場合のスケジュールです。月曜日に日本出発、火曜〜木曜でガッツリ仕事をし、現地時間の金曜日に現地を出発して土曜日に日本に帰着するという内容ですが、ツッコミどころ満載であることにお気づきでしょうか・・・(笑)。

1〜2日目は特に問題ありません。日本を月曜の夕方に出発し、現地時間の月曜の午後に到着します。その日はチームで食事をしてそのまま終了しますが、繁忙期の出張では半端ない量の業務があるので、翌日以降は怒涛のハードワークが待っています。とはいっても、3日目は夜の10時には終わるのでまだいい方です。

問題は4日目と5日目。まず、4日目は夜中の1時まで仕事をし、その後は食事をすっ飛ばして何故か観光が入っています(笑)。

いつも私たちがカナダに行っても忙しすぎて全然観光できなくてかわいそうということで、提携会社の社長と社員数名が(夜中なのに)車でトロント観光に連れて行ってくれることがよくあるんです(笑)。CNタワー、大学、オンタリオ湖、港などなど、トロントのメインどころを(夜中なのに)いろいろ回って見せてくれるんですね。小さな車に5人くらいぎゅうぎゅうに詰め込んで大急ぎで観光するのですが、とてもいい思い出になっています。

で、深夜業務と観光で疲れ果てた後はそのまま中華街に趣き(夜中でもやっているお店が多いので)、食事をして解散します。

この時点で時差ボケと睡眠不足はピークなのですが、これより更にピークなのが5日目。この日は流石に全員疲れ果てているので夜の9時頃には業務を終えますが、この日は寝ることはできません。帰国前日は夜通しクラブに行くという恒例行事が待っているのです(笑)。

仕事を終えると、1時間ほどでサクッと食事を終え、一旦ホテルに戻って準備をしてからいざクイーンストリート(トロントのクラブがたくさんある場所)に向かいます。そして、夜中の2〜3時ごろまでガンガン踊り、ホテルに一時帰還。シャワーを浴びてメイクを直し、帰る準備を整えたらそのまま寝ないで空港に向かいます。

トロントから羽田の直行便ならもう少しゆっくりして朝10時くらいに出ればいいのですが、経由便の場合は早朝の便なので、夜中までクラブに行くと寝る時間がないんですね。こうして現地時間の金曜深夜(早朝)にトロントを出発し、日本時間の土曜日に帰国してバタバタ出張は幕を閉じます。

トロントで仕事帰りにクラブに行った時の様子はけっこうたくさん記事にしているのでご興味のある方はどうぞ。以下はそのうちの2つです。

他の人に聞いてみても、海外出張中に仕事帰りにクラブに連れて行かれることはけっこうあるみたいです(笑)。なお、北米では仕事帰りにクラブに行くのはごく普通のことです。

海外出張中の食事事情

海外出張中は、基本的には外食をしますが、どうしても忙しくて食べられない時はスーパーで買って食べざるを得ない時もあります。

出張時の食事は、主に提携会社との外食、自社のチームでの外食、1人で気ままにが外食、スーパーで買ってホテルで虚しく食事の4パターンがあります。

出張中の食費は経費清算できるのか?

まず、出張中の食事は経費なのでしょうか?もしかすると会社によっては経費で落とせるのかもしれませんが、私の会社では経費清算はできません。食事は出張していなくても発生するもののため、会社には負担する義務はないという考え方なのです。

業務の一貫としての会食なら会議費・接待費として清算できることもありますが、通常の食事は多くの場合経費清算できないと考えましょう。

なお、私の会社の場合は食費を清算できない代わりに毎日出張手当が支給されます。この手当も、行き先(国内近場か遠方か、海外か)によって異なり、更に取引先からの接待があったのかどうかによっても金額が変わります。

取引先からの接待があった場合、自分では食費を負担しなくてもいいので安く、接待がなく自費で食事した場合は手当の金額が高いというわけですね。

次は海外出張中の食事のパターンです。

提携会社との会食

現地の提携会社(ほとんど外国人)と食事に行くという、出張中は一番多いパターンです。会食の時はほとんどの場合提携会社が食事に招待してくれるので私たちはゲストとして参加し、逆に日本に提携会社を迎える時はこちらが先方を招待するというスタイルです。

会食は相手との間柄によりますが、仲がいい会社の場合は当日に何が食べたいか聞かれてその場でお店を予約することもあれば、初めて会う相手の場合事前に予約されたお店に招待されることもあります。

提携会社であっても気の知れた仲間の場合、夜遅くまで仕事をした後にピザのチェーンに行くこともよくあります。

提携会社との食事の場合、ほとんど向こうが予約してくれるので自分で予約する心配はしなくてもいいのではないかと思います。

 

チーム内で外食

チームで食べた中華料理。何とこれで麻婆豆腐だそうです。

次によくあるのが自社のチームで食事をするパターンです。この場合、当日予約なしでお店に行くこともあれば、事前に予約する場合もあります。

事前に予約する場合アメリカのレストラン検索・予約アプリの「Yelp」でお店を見つけて自分で電話して予約することが多いのですが、たまに英語ができない出張同行者から私は誘われていない食事の予約を頼まれることもあります。

私も一緒に行く食事ならまだいいのですが、私が誘われてもいない食事の予約をしてあげるのは嫌なので、そういう時は日本の海外レストラン予約サービスを紹介して自分で予約してもらうようにしています(笑)。

海外のレストランが予約できる日本のサービスはそんなに多くないですが、私が同僚に進めているのは「グルヤク」というサービスです。

英語が苦手な人が海外のレストラン予約する時に一番困るのはやはり英語だと思いますが、グルヤクの場合いつでもオンラインで日本語で海外のレストランを予約できるので、その都度英語ができる人に頼まなくても大丈夫です(どうしても人を頼るならせめてその人も誘ってあげてください笑)。

海外で外食をする場合、平日だから予約しなくても大丈夫だろうと思っていると超満員で入れないことはしょっちゅうなので、必ず事前に予約することをおすすめします。なんだかんだ、私はチームで食事に行く時でもいつも事前に予約しています。

日本語で予約できるなら、予約間違いもないので安心ですよね。

>>グルヤクで海外レストランを検索する

 

一人で気ままに外食

これは、提携会社との食事の予定がなく、かつチームの人と食事したくない時のパターンです(笑)。以前、常に気を遣わなければならないチームだった時、出張中毎日仕事の後もチームの人と顔を合わせるのが息苦しかったのでチームでの食事を断って一人で気ままに食事していました。

気分転換にチームで食事することもありましたが、海外出張中一人で気ままに食事をするのはとても楽しいですよ。断りにくいという人もいると思いますが、仕事のあとは自由時間なので勇気を出して断ってみるのも手です。

チームの食事を断って一人気ままに食事をした時の様子は以下で記事にしています。

全てのお店が閉まってスーパーで買って済ませることも・・・

最後は絶対に避けたいパターン。仕事が夜遅くなってしまい、どこのお店も閉まっている場合です。大都市ならまだいいのですが、小さい街の場合夜遅いとお店は閉まってしまい、スーパーでホットドッグのようなものを買って食べるという選択肢しか残っていない場合があります。

スーパーがあるならまだいいですが、もっと最悪の場合それすらなくて何も食べられないということもなきにしもあらずです・・・。

幸い私は夜遅くなったとしても大都市なのでお店が開いていたり、何もない田舎でも早くに終わってレストランに入ることができたのでいいですが、これでもし何もない田舎で夜遅くなってしまった場合、食事できないことになってしまうんですね。

繁忙期にそういう地域に出張する場合、食事ができなくなっても大丈夫なようにカップラーメンなどを部屋に常備しておくことをおすすめします。

海外は日本のようにどこでもコンビニがあるわけではないので、本当に何も食べられないことはよくあります。

以上、出張中のモデルスケジュールと食事事情のまとめでした。海外出張と一口に言っても本当に様々なパターンがあるので、これはほんの一例だということをご承知おきくださいね。

今後海外出張する方のご参考になれば幸いです。

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なお、上の写真は海外出張中に現地の提携会社の仲間達と撮影した写真です。赤い服が私です。